핵심 요약
가비아가 연차촉진의 기록 관리 필요성을 제시하고, 하이웍스 근무관리를 통해 발송·수신·인지 확인 기록을 한 화면에서 지속적으로 남겨 입증력을 높이는 솔루션을 소개합니다.
주요 특징
- 발송·확인 기록이 한 화면에 누적 관리되어 메일함과 서류 파일 조회 부담이 줄어듭니다.
- 1차 촉구와 2차 지정 통보의 이력이 논리적으로 연결 저장되어 추적이 끊기지 않습니다.
- 지정일 출근자에 대한 노무 수령 거부 기록까지 같은 체계에서 관리됩니다.
- 보관 기간 동안 기록이 변함없이 유지되어 감사 시 재확인이 용이합니다.
적용 고려사항
- 전자결재 체계를 갖추고 모든 업무를 전자문서로 관리하여 발송·수신·확인 이력을 확보해야 합니다.
- 일부 업무만 전자결재로 처리하면 통지의 연속성이 불완전해 입증력이 떨어질 수 있습니다.
- 사내 게시판·단체 메일과 같은 비개인별 통지는 개인별 통지 요건 충족에 한계가 있어 피하는 것이 바람직합니다.
- 기록은 3년 등 법적 보관 기간에 맞춰 관리하고, 담당자 변경 시에도 손실 없이 조회 가능하도록 저장 체계를 유지해야 합니다.